8 ultieme Google Keep tips en tricks die je moet weten

Heb je wel eens van Google Keep gehoord? Als je Keep niet kent, is dat een zonde. Het is namelijk een van de gemakkelijkst te gebruiken notitie-apps voor Android, Chrome OS (Chromebooks) en zelfs je laptop of desktop met Windows, Linux of Mac OS. Mocht je de app al gebruiken of willen uitproberen? Neem dan deze 8 tips mee en wordt dé Keep-master in jouw vriendengroep.

Google Keep: 8 handige tips en tricks

Google-apps die jarenlang onvoldoende aandacht krijgen, belanden meestal op de begraafplaats van Google – de zogenoemde Killed by Google-graveyard. Keep bevindt zich in een uitzonderingspositie. Ondanks de beperkte aandacht die Google aan de app geeft, behaalde de notitieapp inmiddels meer dan 1 miljard downloads in de Google Play Store. Toch blijft dat een tegenvaller voor Google; andere apps van de zoekgigant die in de Play Store staan, zoals Maps, behaalde tot wel 5 miljard installaties.

Zonde, want Google Keep is mogelijk een van de meest toegankelijke notitieapps die je in de Google Play Store kan vinden. Mocht je nog niet overtuigd zijn van het gebruiksgemak, of gebruik je Keep al wel maar wil je een Keep-master worden en alle tips en tricks leren? Lees dan hieronder verder voor de acht tips en tricks die je écht moet ontdekken.

Tip 1: maak labels in Google Keep

Is Google Keep jouw place-to-go voor boodschappenlijstjes én notities voor werk? Vermoedelijk raak je dan wel eens de draad kwijt met de ellendig lange lijst met Keep-notities. Standaard zet Google de notities die je maakt in een lange lijst op het thuisscherm. Met de zogenoemde ‘labels’ in Keep is het mogelijk om notities wel te sorteren.

Labels aanmaken in Keep kan op twee manieren. Een van de manieren is het handmatig aanmaken via het hamburgermenu van Keep. Op deze manier labels aanmaken in Keep werkt alleen als je niet bezig bent met het schrijven, omdat het hamburgermenu alleen op het thuisscherm zichtbaar is. Je moet de labels daarnaast ook handmatig aan de notities toewijzen. Een ‘makkelijkere’ werkwijze is het gebruiken van hashtags, zoals te zien in de schermafbeelding hieronder.

Typ je in de app ‘#Androidworld’ en druk je vervolgens op enter, dan slaat Google Keep het label op én wordt deze automatisch aan je notitie gekoppeld. Kom je een volgende keer terug in Keep, zoek dan via het hamburgermenu de label op, klik erop en je krijgt direct een overzicht van de notities in een bepaalde ‘categorie’. Leuk detail is ook dat je de labels kan gebruiken voor het Keep-widget op Android.

Tip 2: maak tekst dik- of schuingedrukt

Tekstbewerking in Keep is, laten we heel eerlijk zijn, nog wat ondermaats voor een notitieapp. Je kan niet kiezen uit een aantal bewerkingsopties voor de tekst – “what you see is what you get”. Wil je de tekst toch enige formatting meegeven zodat andere apps er dik of schuingedrukte tekst van maken? Dan kan het gebruik van de asterisk van pas komen. Met de asterisk kan je gemakkelijk de tekst een dik- of schuingedrukte formatting meegeven, zodat apps die dit ondersteunen deze opmaak van de tekst kunnen overnemen.

Dit werkt helaas niet in alle apps, maar WhatsApp werkt bijvoorbeeld wel met deze tekstformatting-opties. Daarbij geldt in Keep dat ** tekst ** dikgedrukt wordt, terwijl tekst die je * op deze manier * in Keep plaatst, schuingedrukt wordt in de ‘apps’ die dit ondersteunen. Het werkt overigens in meer situaties dan alleen in apps. Fora gebruiken vaak software die je op deze manier tekst schuingedrukt laat maken, en de asterisken komen ook goed van pas in Markdown.

Helaas past Keep de tekstopmaak niet direct toe als je de asterisken toevoegt aan je tekst, maar je kan er wel zeker van zijn dat het effect heeft in apps als Teams, WhatsApp en Instagram. Let wel, soms is de precieze uitwerking van de tekstbewerking net iets anders over de verschillende apps. Je kan met een korte zoekopdracht op Google meestal de juiste combinaties voor de specifieke app vinden.

Tip 3: stel een locatieherinnering in voor Keep

Wanneer je een herinnering zou willen ontvangen, is inmiddels gesneden koek voor notitieapps. Het zou pas nieuwswaardig zijn als een notitieapp je geen tijdgebaseerde herinnering laat instellen. In de Google Keep-app gaan herinneringen nog een stapje verder, door je herinneringen in te stellen voor een specifieke locatie. Zo stelt Keep je bijvoorbeeld bij aankomst op kantoor of juist op je thuisadres op de hoogte van een notitie (of takenlijst) die je had gemaakt. Een notificatie daarvan wegvegen of negeren omdat hij te vroeg of de laat binnenkomt, zit er zo niet meer bij.

Voor degenen die vergeten om hun boodschappenlijstje erbij te pakken als ze door de supermarkt lopen – hoi, oeps – kan dit ook uitkomst bieden. Nadelen heeft het ook, want om dit in te stellen is het nodig dat Keep constant toegang heeft tot je locatiegegevens. Stel je Google Keep zo in dat het jouw locatiegegevens alleen kan opvragen als de app open staat, dan werkt de functie helaas niet. Hoe je de locatiegebaseerde notificaties kan instellen? Wij leggen het hieronder stapsgewijs uit:

1. Open de gewenste notitie in Google Keep
2. Klik op het bel-icoontje rechtsboven
3. Kies vervolgens de optie Een plaats kiezen
4. Selecteer eventueel je werk of thuislocatie, of klik op Locatie bewerken
5. Indien je een eigen locatie invult, vul deze in bij Zoeken en klik daarop
6. Klik tot slot op Opslaan om de herinnering in te stellen

Tip 4: gebruik niet alleen tekst, ook audio of beeld

Waar gebruik je een notitieapp voor? Het maken van notities, duh. Of nee: dat is eigenlijk maar een deel van de functionaliteiten van moderne notitieapp. Hoewel notitieapps vaak worden gebruikt als opslagplek voor tekst, biedt Keep nog veel meer functies. Zo kan je (direct) afbeeldingen toevoegen, geluid opnemen en dit laten transcriberen, en (aan)tekeningen toevoegen die je maakt via Keep. Op die manier is Keep niet alleen een notitieapp, maar ook een visuele manier om teksten ‘kracht’ bij te zetten.

Voor het maken van visuele aantekeningen in Google Keep, kun je linksonder op het ‘plusje’ klikken. Door vervolgens op tekening te klikken, kom je in het tekengebied van Keep terecht waarin gekozen kan worden voor verschillende soorten pennen en stiften, de kleur gewijzigd kan worden en waarin een raster toegevoegd kan worden om het tekenen te vergemakkelijken. Het is zeker niet gemaakt om als tekenapp te dienen, maar de geboden functies zijn meestal voldoende voor het maken van visuele aantekeningen.

Naast visuele aantekeningen, kunnen ook afbeeldingen worden toegevoegd aan een Keep-notitie. Google legt gebruikers wel enige beperkingen op. Afbeeldingen mogen een maximaal formaat van 10 MB hebben, en een maximale resolutie van 25 MP. Er zijn geen beperkingen aanwezig voor het aantal afbeeldingen dat je in één Keep-notitie kan opslaan. Wel dien je er rekening mee te houden dat je – nadat een afbeelding in Keep is geplaatst – het niet meer mogelijk is om zijn positie in het geheel te veranderen. Wil je dus dat afbeeldingen in een specifieke volgorde verschijnen, let daar dan op bij het uploaden.

Een laatste notitievorm van Keep is de spraak-naar-tekst functionaliteit. Tekst die wordt ingesproken in Keep, wordt daardoor direct omgezet tot tekst in de notitie. Korte zinnen inspreken in Keep werkt prima. Bij het inspreken van langere zinnen bleek echter al snel dat de functie zijn beperkingen kent. Zinnen werden vaak met fouten opgeslagen, iets dat ook gebeurde als ik korte zinnen te snel begon uit te spreken. Gelukkig slaat Google Keep ook de spraakopname op, zodat je er later zelf nog eens in kan duiken.

Tip 5: organiseer je to-do punten

Hoewel menig Keep-gebruiker de notitieapp gebruikt voor het vastleggen van korte tekstberichten, is de app ook geschikt als een basale to-do app of boodschappenlijstje. Veel instelmogelijkheden bij de taken die je moet uitvoeren heb je niet. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een specifieke taak uit alle to-do’s een einddatum mee te geven, of zelfs om er een herinnering voor uit te sturen. Met Keep kun je alleen een herinnering instellen voor de gehele notitie.

Geen herinneringen nodig, maar wil je wel je to-do’s ordenen en het gemakkelijker maken om ze af te vinken? Organiseer dan de to-do’s onder een specifiek kopje. Dit kun je bijvoorbeeld doen door je boodschappenlijst te plaatsen onder een hoofdtaak ‘boodschappen’ en de te halen producten naar rechts te vegen. Ze worden dan als lijstitem toegevoegd aan het kopje boodschappen. Op dezelfde wijze – maar dan natuurlijk omgekeerd, dus door naar links te vegen – haal je de boodschappen uit de lijstweergave.

Als je dat hebt ingesteld, worden alle boodschappen to-do’s in één keer afgerond als je het vinkje achter ‘boodschappen’ aanklikt. Dit kan natuurlijk ook in andere situaties, en maakt het makkelijk om in één keer een overkoepelende taak af te ronden.

Tip 6: geef je notities een kleur

Eerder kwamen de labels van Google Keep aan bod voor het sorteren van gemaakte of nog te maken notities. Brengt dat nog onvoldoende overzicht in Keep, of heb je ‘te veel labels’ en kun je het haast niet meer bijhouden? Dan kan het wellicht een idee zijn om de afzonderlijke Keep-notities een kleur te geven. De kleur wordt zowel zichtbaar via het thuisscherm van Keep, als de notitie zelf. Hieronder leggen wij uit hoe je de notities van een kleur voorziet, dit werkt zowel via Android als op de desktop of laptop.

1. Open Google Keep op Android
2. Houd een notitie van Keep lang ingedrukt
3. Klik rechtsboven op het kleurpalet-icoontje
4. Selecteer een gewenste kleur voor de notitie

Vervolgens wordt de notitie op alle platformen weergegeven met de ingestelde kleur. Je kan helaas nog geen eigen kleur toevoegen aan Keep, en het koppelen van kleuren aan de aangemaakte labels behoort momenteel ook nog niet tot de mogelijkheden. Toch biedt het overzicht in de zee van losse Keep-notities.

Tip 7: archiveer gerust, verwijderen is overbodig

Besparen, besparen en nog eens besparen lijkt het mantra te zijn geworden van een grote groep van Google Foto’s-gebruikers die de dienst sinds kort zonder ‘gratis onbeperkte opslag’ moet gebruiken. Toch is dat nog geen reden om notities uit Google Keep te verwijderen. Keep neemt namelijk geen Drive-opslag van je Google-account in beslag, dat meldt Google in een supportdocument. Volgens het document worden notities, afbeeldingen, tekeningen en spraakopnamen dus niet gerekend tot de standaard 15 GB-opslag van je Google-account.

Notities verwijderen uit Google Keep levert dus geen wezenlijke voordelen op, tenzij je de tekst echt niet meer wil teruglezen op een later moment. Als je op het punt staat de tekst te verwijderen om je Keep-startpagina overzichtelijker te maken, dan is er een andere – duurzamere – oplossing waarmee je later alsnog de notities kan benaderen. In plaats van ze te verwijderen, kunnen Keep-notities naar het ‘archief’ worden verplaatst door ze te archiveren.

Notities archiveren kan in principe op twee manieren. Via het thuisscherm van Keep kun je notities archiveren door ze naar links of rechts te vegen. Zit je in de notitie, dan kun je hem archiveren door rechtsboven op het doos-icoontje te klikken met het pijltje erin. Dit kun je overigens makkelijk weer ongedaan maken, door via het tabblad Archief in het hamburgermenu de notitie aan te klikken en rechtsboven weer op het doos-icoontje te klikken. Door de actie ongedaan te maken, verschijnt de notitie terug op het startscherm.

Tip 8: zoek als een echte Google Keep-master

Alle tips opgevolgd om het Keep-thuisscherm op te schonen, maar blijft het soms een ramp om de juiste informatie ‘snel’ uit Keep te verzamelen? Stop dan met scrollen in Google Keep en start met zoeken. Om te zoeken via Keep klik je op de zoekbalk bovenin het scherm. Nadat je op de zoekbalk hebt geklikt, kun je handmatige zoekopdrachten uitvoeren door tekst in te voeren. Daarnaast biedt Keep een aantal contextafhankelijke zoekopties.

Zo wordt bovenaan het type notitie weergegeven. In mijn geval toont Keep alleen lijsten, spraak en afbeeldingen. Bevatten jouw notities ook links, dan wordt daar ook een optie voor weergegeven. In de dingen-lijst, die Google onder de typen-notities heeft geplaatst, vind je meer contextafhankelijke zoekopdracht over de informatie in de notities. In mijn geval bevatten notities bijvoorbeeld data die betrekking heeft tot voedsel, muziek, plaatsen en reizen. Een derde kolom in het Keep-zoekvenster laat notities zien op basis van kleuren en als je personen hebt getagd in je notities, verschijnt dat als vierde kolom.

Een leuke bijkomstigheid van Keep is dat het ook zoekt naar afbeeldingen in de tekst. Zo vond Keep in mijn Androidworld-notitie de tekst ‘afspraak’. Tekst die niet letterlijk was uitgeschreven, maar die wel stond in mijn afspraakbevestiging voor de coronavaccinatie die aan de notitie was toegevoegd.